Privacyverklaring
Versie 1.1 d.d. 22 april 2021
Poot Agenturen B.V. gevestigd en kantoorhoudende te (2678 LH) De Lier aan de Jan van de Laarweg 18 (hierna: Poot Agenturen) is de verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens zoals bedoeld en genoemd in deze privacyverklaring.
Poot Agenturen houdt zich bezig met in- en verkoop van wijnen van over de hele wereld. Dit aan de hand van gesloten koopovereenkomsten. Om deze koopovereenkomsten (en daarmee de leveringen) te kunnen afhandelen, is het voor Poot Agenturen noodzakelijk (persoons-)gegevens te verwerken. Deze, te verwerken, gegevens kunnen betrekking hebben op producten en/of bedrijven, maar ook kan er sprake zijn van data op basis waarvan individuen kunnen worden geïdentificeerd. Voor dit laatste type gegevens is deze privacyverklaring opgesteld.
Het kan daarbij gaan om de naam van een bepaalde persoon, diens e-mailadres, of bijvoorbeeld telefoonnummer.
Marketingactiviteiten
Met betrekking tot marketingactiviteiten kunnen programma's zoals Google Tag Manager, Google Analytics en Google Adwords worden gebruikt. Ook via deze programma's worden gegevens verwerkt. Dit ingevolge het gerechtvaardigd belang dat Poot Agenturen heeft bij deze verwerking. Deze programma's bieden Poot Agenturen namelijk de mogelijkheid te onderzoeken hoe (potentiële) klanten kunnen worden aangesproken met bestaande of nieuwe producten.
Zonder het gebruik van deze programma's is het voor Poot Agenturen niet haalbaar om marktonderzoek te verrichten en bestaande en nieuwe klanten via de bekende zoekmachines aan te spreken.
Wanneer verkrijgt Poot Agenturen deze gegevens?
Poot Agenturen ontvangt de bedoelde gegevens mogelijk in het geval er correspondentie plaatsvindt tussen Poot Agenturen zelf en haar (potentiële, nieuwe) relaties. Bij een gesprek met een vertegenwoordiger van een bepaalde relatie, verwerkt Poot Agenturen bijvoorbeeld de gegevens van deze vertegenwoordiger (als zijnde een te identificeren individu) om de handelsrelatie op de juiste wijze vorm te kunnen geven.
Waar nodig zullen deze gegevens door Poot Agenturen worden verwerkt.
Online marketingprogramma's
Ten behoeve van marketingdoeleinden maakt Poot Agenturen gebruik van programma's als Google Tag Manager, Google Analytics en Google Adwords. Hiermee wordt het voor Poot Agenturen mogelijk om in bepaalde mate marktonderzoek te doen.
Aan de hand van dergelijke programma's is het mogelijk om informatie als IP-adressen te verkrijgen die mogelijk kunnen leiden tot de identificatie van enig (natuurlijk) persoon. Om die reden vallen ook deze gegevens onder de werking van de AVG.
Hoelang worden gegevens door Poot Agenturen bewaard?
Ingevolge de fiscale Nederlandse wetgeving is Poot Agenturen verplicht om gegevens gerelateerd aan handelsovereenkomsten gedurende 7 jaren te bewaren.
Gegevens die zijn verkregen door het gebruik van online marketingprogramma's worden uiterlijk 50 maanden na ontvangst verwijderd. Poot Agenturen stelt deze termijn als redelijk te zien, nu zij deze periode nodig heeft om gevolg te kunnen geven aan de uitkomst van het marktonderzoek en het productassortiment en het beleid daarop aan te passen.
Gegevens die niet onder bovengenoemde opties vallen, worden binnen twee maanden na ontvangst van de gegevens, verwijderd of dusdanig aangepast dat de gegevens niet langer te herleiden zijn tot een specifiek natuurlijk persoon.
Met wie deelt Poot Agenturen de gegevens?
Voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering is Poot Agenturen ertoe gehouden derden in te schakelen.
M.b.t. de bedrijfsvoering
Met betrekking tot de bedrijfsvoering van Poot Agenturen wordt gebruik gemaakt van de diensten en producten van derden. Zo wordt naast het gebruik van een boekhoud- en orderprogramma een consultant ingeschakeld voor ondersteuning op het gebied van de software en heeft Poot Agenturen partijen ingeschakeld die diensten verlenen op het gebied van hosting en onderhoud van de webshop en/of website. Om haar relaties van actualiteiten en informatie te voorzien maakt Poot Agenturen tevens gebruik van programma's waarmee nieuwsbrieven en aanbiedingen kunnen worden opgesteld, verzonden en de resultaten van deze verzending getrackt.
Deze partijen hebben (in beperkte mate) toegang tot de gegevens van de relaties van Poot Agenturen. Met deze partijen heeft Poot Agenturen afspraken gemaakt om de bescherming en het gebruik van deze gegevens te regelen.
M.b.t. de dienstverlening
Met betrekking tot de dienstverlening vanuit Poot Agenturen wordt gebruik gemaakt van partijen die de (optimalisatie) van deze dienstverlening mede mogelijk maken.
Zo maakt Poot Agenturen gebruik van een extern magazijn waar de orders worden verwerkt. Aan dit magazijn worden de gegevens verstrekt die noodzakelijk zijn voor een goede afhandeling van de distributie. Ook met deze partij zijn afspraken gemaakt om de bescherming en het gebruik van relatiegegevens te regelen. Poot Agenturen werkt ook samen met een partij de accijnsafhandeling regelt. Aan deze partij worden de gegevens verstrekt die noodzakelijk zijn voor een goede afhandeling van accijns(gerelateerde) werkzaamheden. Ook met deze partij zijn afspraken gemaakt om de bescherming en het gebruik van relatiegegevens te regelen.
Andere derden
Zonder toestemming van de relatie van Poot Agenturen worden er geen gegevens gedeeld met andere derden. Enige uitzondering hierop is het geval Poot Agenturen hiertoe wordt verplicht op grond van een wettelijke bepaling.
Video’s van YouTube
Onze website bevat externe video’s van Youtube. Als u deze video’s bekijkt, plaatsen Youtube en DoubleClick tracking cookies op uw computer. De cookie van Youtube is noodzakelijk om de externe video te kunnen bekijken. De cookie van DoubleClick ziet welke pagina's u bekijkt en zo kan Youtube relevante advertenties en video’s aan u tonen.
Deze cookies komen respectievelijk van Youtube en Google en worden respectievelijk na uiterlijk 8 maanden en uiterlijk 18 maanden verwijderd.
Opslag in EER
De gegevens worden daarbij opgeslagen in de EU zodat het delen van de gegevens met een land buiten de EU niet noodzakelijk is. Uitzondering daarop zijn de gegevens die via Google en Youtube worden opgeslagen op één van hun servers in een land buiten de EU.
Zonder dat Poot Agenturen hiertoe verplicht wordt op grond van een wettelijke bepaling zullen gegevens verder niet gedeeld worden met (bedrijven gevestigd in) een land buiten de EU.
Beveiliging van gegevens
Poot Agenturen draagt zorg voor organisatorische en technische maatregelen om (persoons-)gegevens te beveiligen. Zo wordt er onder meer met de hostingpartij gekeken naar beveiliging van de gegevens die worden ontvangen na gebruik van de webshop en wordt er gebruik gemaakt van een firewall en anti-virussoftware. Daarnaast bezit Poot Agenturen de benodigde certificaten op beveiligingsgebied voor wat betreft haar website(s) en domeinna(a)m(en).
Websites van derden
Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links (of anderszins) met Poot Agenturen verbonden zijn. Poot Agenturen kan namelijk niet garanderen dat deze partijen op de gewenste wijze met (persoons-)gegevens omgaan. Geadviseerd wordt om desgewenst van deze derde partijen de privacyverklaring te raadplegen om na te kunnen gaan hoe zij met gegevens omgaan.
Uw rechten met betrekking tot de verwerking en bescherming van persoonsgegevens
Ingevolge de Algemene Verordening Persoonsgegevens heeft u verschillende rechten omtrent uw persoonsgegevens. Deze rechten zijn hieronder weergegeven. Wanneer u een verzoek en/of opmerking heeft met betrekking tot één of meerdere van deze rechten, dan kunt u zich tot Poot Agenturen wenden via onderstaande contactgegevens. Uw verzoek verwerken wij binnen 14 dagen.
E-mail: info@poot.nl
Telefoon: 0174-512561
Post: Poot Agenturen B.V., Jan van de Laarweg 18, 2678 LH, De Lier
Recht op inzage
Zo heeft u het recht op inzage in de gegevens die Poot Agenturen van u beschikbaar heeft.
Recht op correctie, beperking en verwijdering
U heeft ook het recht om de gegevens die Poot Agenturen van u beschikbaar heeft te laten corrigeren, aan te vullen of in zijn geheel te laten verwijderen.
Met betrekking tot de verwijdering van gegevens dient Poot Agenturen zich te houden aan de bewaarplicht die haar wordt opgelegd ingevolge de Wet. Poot Agenturen ontkomt er dan ook niet aan de gegevens die onder deze bewaarplicht vallen te bewaren. Alle (eventuele) overige gegevens worden daarbij - na een uitdrukkelijk verzoek - wel verwijderd uit de systemen van Poot Agenturen.
Ook heeft u het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat Poot Agenturen uw gegevens wel bewaart, maar verder niet langer gebruikt. Hiervan kan in meerdere gevallen sprake zijn. Een voorbeeld hiervan is een aan te vangen juridisch proces waarvoor u de gegevens nodig kunt hebben. Wanneer u van mening bent dat u het recht op beperking toekomt, wordt u verzocht contact met Poot Agenturen op te nemen.
Recht op dataportabiliteit
U heeft daarnaast ook het recht om de persoonsgegevens die Poot Agenturen van u bewaart te ontvangen in een machine-leesbaar formaat. U kunt deze gegevens dan vervolgens bijvoorbeeld ter bewaring of verwerking opnemen in uw database of die van een derde partij.
Recht op intrekken van toestemming
U heeft het recht om de door u verleende toestemming tot verwerking van bepaalde persoonsgegevens in te trekken. Wanneer u daartoe een verzoek wenst te doen, kunt u ons bereiken via één van de bovenstaande contactmogelijkheden.
Klachten & de Autoriteit Persoonsgegevens
Poot Agenturen hoort het graag wanneer er klachten zijn omtrent de verwerking en bescherming van gegevens. U heeft zelfs het recht om hierover een klacht in te dienen. Ook hiervoor kunt u gebruik maken van bovenstaande contactgegevens.
Op grond van de privacywetgeving heeft u ook het recht een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
Wijzigingen m.b.t. deze privacyverklaring
De inhoud van deze verklaring kan op den duur wijzigen. Poot Agenturen adviseert dan ook de privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Aan de hand van de datum bovenaan de verklaring kan worden afgeleid wanneer de verklaring voor het laatst gewijzigd is.
Vragen?
Heeft u verder nog vragen of opmerkingen over de verwerking of bescherming van uw (persoons-)gegevens dan staan wij u graag te woord. Onze contactgegevens vindt u op de pagina Contact.